Выставки, ярмарки, конференции, сервис
Твоя среда эффективных бизнес-решений


Участие в выставках

Участие в выставках — трудная работа, к которой нужно готовиться. Вот некоторые рекомендации, которые дают западные специалисты по подготовке и проведению выставки:

  1. Прежде чем принять решение об участии в выставке, согласуйте ваши цели
    • Зачем вы собираетесь участвовать в выставке?
    • Чтобы увеличить объем продаж вашей продукции? Продвинуть на рынок новую продукцию? Изучить рынок? Обменяться опытом? Определить экспортные возможности ваших товаров? Понаблюдать за конкурентами? Создать благоприятный имидж вашему предприятию?
    • Ваша цель должна быть ясна каждому до того, как вы приступите к работе.
  2. Соберите информацию об организаторах выставки
    • Имеют ли организаторы опыт проведения подобных выставок?
    • Насколько успешными были их прошлые мероприятия?
    • Постарайтесь найти отзывы участников предыдущих выставок.
  3. Закажите выставочную площадь
    • Согласуйте с организаторами размеры и расположение вашего стенда.
    • Сопоставьте сумму контракта с вашим бюджетом.
    • Убедитесь, что выставочное место соответствует вашей экспозиции.
  4. Согласуйте бюджет
    • Расходы имеют четыре основных статьи:
      • прямые затраты;
      • затраты на выставочное оборудование;
      • затраты на работу с посетителями;
      • затраты на оплату труда работников.
    • Ответственный за участие в выставке, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точкой отсчета в котором будет день открытия выставки. Основные этапы необходимо ограничить сроками. Все дни общих совещаний следует установить заранее, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.
  5. Подготовьте проект собственного стенда
    • Дизайнера необходимо тщательно проинструктировать. Важно, чтобы инструктаж был полным. Он должен содержать все данные о размерах, весе экспонатов, требования по технике безопасности и пожарной охране.
    • Дизайнер должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы и точно знать, кому он подчиняется. Ответственный за участие в выставке должен контролировать работу дизайнера, не допуская, чтобы работа выходила за рамки бюджета и установленные сроки сдачи.
  6. Утвердите проект оформления стенда
    • В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд заполнен народом, его попросту не видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, — самый лучший вариант.
    • Помните, что для многих ваш стенд отождествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика — как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.
  7. Согласуйте проект стенда с организаторами
    • Проект стенда должен соответствовать правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом.
  8. Продумайте, что должно быть на фризовой панели вашего стенда
    • Поместите на фризе название вашей фирмы или группы фирм. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо известны. Посетитель находит ваш стенд по знакомому названию или фирменному знаку, поэтому из проходов он должен быть так же хорошо виден, как и на стенде.
  9. Решите, какую продукцию и в каком количестве вы хотели бы показать
    • Не забудьте задействовать дополнительное оборудование и механизмы, чтобы эффект был максимальным. Демонстрации привлекают посетителей.
    • Старайтесь разными способами привлечь внимание посетителей к своему стенду.
  10. Закажите и подготовьте специальные экспонаты
    • Если вы арендуете стандартный стенд, нужно спроектировать только интерьер. Этот проект с указанием всех размеров, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и застройщику как можно раньше.
  11. Закажите специальное оборудование
    • Для демонстрации продукции понадобятся электроснабжение, вода, сжатый воздух и пр. Для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха — баллоны. Если требуется повышение напряжения, нужно точно определить какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффектно, нежели стационарные.
  12. Определитесь с застройщиком вашего стенда
    • Лучшего всего (и дешевле) заказывать строительство стенда у организаторов выставки. Если вы нанимаете собственного застройщика, то найдите того, кто недорого, качественно и в срок сможет построить стенд по утвержденному вами проекту. Из полученных расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают. Помните, что внесение изменений в последний момент увеличит расценки.
    • Опредилите совместно с дизайнером и исполнительским составом зоны ответственности на период сборки стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно? Отвечает за сооружение стенда застройщик, но вы должны его контролировать.
    • Ошибки встречаются часто, только замечаешь их слишком поздно. Сделайте так, чтобы с вашим стендом так не произошло. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу машин дважды: до окончания работ и после установки.
  13. Организуйте транспортировку выставочных грузов
    • Для доставки объемных экспонатов может понадобиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут — от контейнера до самого стенда.
    • Закажите транспорт, разгрузку в павильоне в удобное время и не забудьте об обратной доставке.
  14. Закажите дополнительное оборудование: мебель, цветы, телефоны
    • Лучше всего это заказывать у организаторов выставки.
    • Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым.
  15. Оформите страховку
    • Обсудите все с вашим страховым агентом. На выставке всегда есть риск, который ваш страховой полис не сможет покрыть, и организаторы, согласно своим правилам, предъявят вам претензии.
    • Наряду со страхованием ценных экспонатов вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные обстоятельства, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходится дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.
  16. Пригласите своих партнеров и клиентов из-за рубежа
    • Им необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии в выставке за несколько месяцев до ее открытия. Информируйте их письменно обо всех видах продукции, которые вы собираетесь представить на этой выставке.
  17. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных гостей
    • Сделайте это заранее. При расселении персонала проследите, чтобы гостиница была не самой дорогой, а самой удобной — находилась близко к выставочному центру.
  18. Закажите пригласительные билеты и бейджи для участников
    • Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия либо платить за вход на выставку.
  19. Разошлите пригласительные билеты
    • Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки. Отправьте приглашения за границу. Организуйте рассылку приглашений в своей стране.
    • Подумайте, может быть, стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо, каталог или приглашение на презентацию. Решите, что вы можете себе позволить, и что способно привлечь наиболее нужного вам посетителя.
  20. Спланируйте рекламную и информационную работу
    • Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации.
    • Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах.
    • Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.
  21. Договоритесь о дополнительной рекламе
    • Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения.
    • Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.
    • Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе. Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли в вашей стране. Используйте нетрадиционные виды рекламы.
    • Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности, кроме каталога, например, издания, оказывающие информационную поддержку выставке.
    • Отправьте пресс-релизы за рубеж. Одновременно пошлите пресс-релизы и фотографии редакторам изданий. Закажите заранее место для рекламы в прессе. Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.
    • Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы. Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов или литературы.
    • Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-офисе организаторов для журналистов. Конечно же, у вас должны быть фотографии вашего стенда.
    • Пользуйтесь услугами только профессиональных фотографов, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.
  22. Поместите рекламу в каталог выставки
    • Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом выставки можно пользоваться как справочником еще долго после окончания выставки.
    • Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер факса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, могли войти с вами в контакт.
  23. Подготовьте специальную литературу для распространения на стенде
    • Рекламную литературу лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для случайных посетителей и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свои визитные карточки. И той и другой литературы должно быть достаточно.
  24. Закажите услуги переводчика
    • Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.
  25. Подготовьте печатание специальной литературы для выставки
    • Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Срочные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже. Составьте график выполнения типографских работ. Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия.
    • Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится.
    • Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становится предметом ненужных волнений.
  26. Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений
    • Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.
  27. Разошлите приглашения на презентацию
    • За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о презентации.
    • Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.
    • Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии. Пригласите фотографа. Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или презентации, чтобы потом использовать их в публикациях, в том числе в вашем фирменном журнале.
  28. Наймите дополнительный персонал, если это необходимо, для работы на стенде
    • Обслуживание стенда — это не дополнительный приработок и оно не должно превращаться в праздник для персонала. Решите сами, сколько человек там должно находиться в каждый определенный момент времени, и направьте туда самых лучших торговых и технических работников.
    • Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстраций вашей продукции в любое время с учетом часов пик. Организуйте перерывы для отдыха. Старайтесь сохранять на стенде один состав персонала в течение всей выставки, чтобы он день ото дня совершенствовал свой опыт и работал слаженно.
  29. Обучите персонал работе на стенде заранее
    • В первые дни работы на выставке экспонент тратит больше времени на вопросы обслуживающего персонала, чем на работу с посетителями.
    • Обучите персонал коллективной работе, и он будет действовать как единая команда. Расскажите им, какие цели преследует ваша компания, участвуя в этой выставке. Объясните, как нужно себя вести с представителями конкурирующих с вами фирм.
  30. Составьте график работы персонала на стенде
    • Лучше всего установить короткие периоды работы с перерывами. Убедитесь, что персонал хорошо знает установленное время перерывов, планировку выставочного павильона.
    • Спланируйте работу во время наибольшего наплыва посетителей. Отсутствие некоторых сотрудников на стенде возможно только после спада количества посетителей.
  31. Подготовьте список возможных посетителей
    • Время, затраченное на подготовку пофамильного списка посетителей, окупится впоследствии. Ищите новые имена для новых дел, обратитесь к существующим контактам для продолжения сотрудничества.
    • Обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят ваш стенд.
  32. Организуйте работу с представителями прессы
    • Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рядом.
    • Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших конкурентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.
  33. Проверьте стенд перед открытием
    • Если работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.
  34. Организуйте уборку стенда
    • Пыль и мусор не украсят вашего стенда.
    • Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться о своем стенде и организовать его ежедневную уборку.
  35. Проверяйте стенд ежедневно
    • Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон и т.д. работали все время.
  36. Каждый день продвигайтесь к цели
    • Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы.
    • В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Cколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продали?
  37. Подготовьте итоговое сообщение для прессы
    • Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях.
    • Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.
  38. Организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов
    • Когда выставка заканчивается, возникает желание побыстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: организовать транспорт и убрать экспонаты.
  39. Подведите итоги Возвратившись домой, составьте подробный отчет.
    • Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в очередной выставке!
    • Грамотный отчет о проведенной выставке — залог успеха на предстоящей.


В начало страницы

© ООО «Консэф». Все права защищены. Подробнее об ограничениях.
Тел./факс: +7 (499) 180-16-86. Тел.: +7 (495) 978-25-11. E-mail: info@consef.ru, consef@yandex.ru

Дизайн и программное обеспечение — компания ЭЛКОС