Выставки, ярмарки, конференции, сервис
Твоя среда эффективных бизнес-решений


Выставка. Как сделать участие в ней максимально полезным?

Наталья Ковтун, консультант по PR имиждево-коммуникационной компании PRSG

Помимо того, что выставки — это один из наиболее эффективных инструментов маркетинга, это еще и один из самых сложных его инструментов. Кажется, чего проще: оформить стенд, разложить на нем свои товары, а затем ждать потока посетителей, привлеченных яркой продукцией. На деле же нет ничего сложнее, чем качественно отработанная выставка — такая, после которой в Вашей компании увидят реальную пользу, принесенную участием в ней.

Попробуем разобраться, что же для этого нужно.

Прежде всего, запомните и примите как догму: подготовка к выставке и участие в ней — это тяжелый труд. Невозможно в одной статье рассказать подробно обо всех этапах подготовки к выставке, дать развернутые рекомендации как сделать участие в ней максимально эффективным — для этого потребовалось бы написать целую книгу. Сегодня мы рассмотрим лишь несколько важных моментов, которые необходимо учитывать.

Предположим, решение об участии в выставке уже принято, стенд заказан, его месторасположение и дизайн известны. Теперь Вам предстоит подготовиться к тем нескольким дням, в которые нужно успеть сделать и сказать все то, что обычно делается и говорится в течение гораздо большего времени. Подготовка к выставке должна быть очень серьезной, ведь возможность продемонстрировать свои товары и услуги в наиболее выгодном свете огромному количеству потенциальных клиентов появляется только здесь. Но не забывайте, что этот шанс дается не только Вам, но и Вашим конкурентам. Поэтому надо постараться, чтобы они Вас не затмили, а Ваш товар не потерялся в бесчисленном множестве других, представленных на выставке.

Итак, подготовка и участие. Ниже приводится ряд рекомендаций из серии «не забыть» и «сделать обязательно». Однако помните, что всякая выставка индивидуальна, поэтому, чтобы правильно к ней подготовиться, расспросите организаторов и тех, кто уже участвовал в ней о том, какие особенности имеет выставка, насколько активны ее участники и посетители и т. д. Это поможет Вам при разработке программы работы на выставке.

Раздаточные материалы

На любой выставке обычно предлагается и раздается великое множество различных рекламных материалов и сувениров. От их содержания и качества зависит какое первое впечатление получит потенциальный клиент о Вашей компании. Поэтому хорошенько продумайте, что именно Вы будете предлагать посетителям.

Литература

Максимальная информативность Ваших материалов станет залогом того, что ею заинтересуются не только из-за красочного оформления. Например, на выставке могут быть представлены следующие информационные материалы:

  • рекламные брошюры с описанием ваших товаров и услуг;
  • прайс-листы;
  • каталоги;
  • рекламные листовки и буклеты;
  • визитные карточки (корпоративные, личные).

Всего этого должно быть очень много. Рассчитать примерное количество необходимых материалов можно, узнав у организаторов, сколько на выставке обычно бывает посетителей. Но в любом случае помните, что лучше пусть останется лишнее, чем не хватит.

Совет для выставочного персонала. Старайтесь не раздавать литературу направо и налево. Это неэффективно. Лучше договориться с посетителем и прислать ее позже по почте. Узнайте, какая дополнительная литература ему нужна и вышлите информационные материалы по указанному адресу сразу же после выставки. Не нагружайте посетителя литературой непосредственно на стенде, заботясь о том, чтобы ему было легче ходить по выставке. Поступив таким образом, Вы проявите внимание. Пообещав что-то сделать и выполнив это, Вы докажете, что на Вас можно положиться. Но самое главное — Вы получите возможность повторного обращения к посетителю уже после выставки.

На выставках посетителям предлагается огромное количество литературы, и большая часть раздаточных материалов выбрасывается после сортировки в гостиничном номере. Естественно, кто захочет тащить такую тяжесть домой? Лучше сразу отсечь все ненужное. Поэтому, целесообразнее организовать централизованную рассылку дополнительной литературы. Этим Вы убьете двух зайцев: обеспечите себе повод для написания письма (повторного обращения, напоминания о себе) после выставки и будете уверены в том, что Ваша литература попала в офис посетителя, а не в корзину для бумаг.

Сувениры

Сувениров должно быть много. Очень много. Они должны быть, как минимум, трех видов: мелкие и дешевые для раздачи всем посетителям, подороже — для явно заинтересовавшихся и дорогие — для клиентов и важных персон.

Здесь позволю себе обратить Ваше внимание на одну проблему, которая актуальна для всех выставок без исключения. Это, так называемые, «охотники за сувенирами».Они пребывают на выставках в великом множестве исключительно ради наживы в виде ручек, брелков, конфет и т. д. К сожалению, противостоять «охотникам» достаточно сложно, поэтому лучше приготовить для них много мелочи, чтобы иметь возможность при случае отвязаться.

Совет для выставочного персонала. Слишком назойливому «собирателю» скажите, что у Вас, к сожалению, уже закончились сувениры. Чтобы иметь основание для такого ответа, не выкладывайте на стойки много сувениров. Разложите на них литературу, максимум — конфеты, если у Вас их много. А сувениры доставайте по мере необходимости. Очень хороший способ избавиться от «собирателя» — это громко сказать своему коллеге: «Я слышал(а), что на входе раздают бесплатные телефоны (разыгрывают компьютер, раздают футболки и т. д.)». После этого, будьте уверены, «охотник» потеряет всякий интерес к вашему стенду и ринется ко входу.

Мелкие сувениры пригодятся для раздачи всем посетителям. Сделайте их максимально полезными, необычными и интересными. Это, например, могут быть:

  • конфеты в обертках с фирменной символикой;
  • воблеры;
  • календарики, стикеры;
  • ручки, блокноты;
  • стрес-боллы, брелоки и т. д.

Факт: На последней выставке «СвязьЭкспоКомм» одна из компаний в качестве сувенира предлагала посетителям нечто вроде веера из пластика, который пользовался большой популярностью, так как на выставке было очень жарко.

Запаситесь пакетами с фирменной символикой, которые Вы будете предлагать посетителям в качестве вместилища для Вашей и чужой литературы. Таким образом, во время обхода стендов посетитель продемонстрирует Ваш логотип всем участникам выставки.

Факт: Компания-участница одной из выставок в Германии приготовила большое количество глянцевых картонных пакетов с длинными веревочными ручками, которые можно было закинуть на плечо. Пакеты были очень яркие и удобные и большинство посетителей целенаправленно искали стенд, где можно было обзавестись такой удобной «тарой» для рекламных буклетов. Ведь пластиковые пакеты, которые обычно предлагают посетителям, имеют свойство рваться под тяжестью бумаги, а носить литературу в руках тоже не очень-то удобно.

Более дорогие сувениры предназначены для посетителей, явно заинтересованных в Вашей продукции. Их потребуется немного меньше. Это могут быть: кружки, сумки, футболки, коврики для мыши и т. д. Сделайте их функциональными и необычными. Дорогие сувениры — для специально приглашенных гостей, для постоянных клиентов, в общем — для важных персон. Это должны быть сувениры из разряда VIP, и их количество определяется для каждой конкретной выставки отдельно.

Анкеты

Для того, чтобы знать, кто Ваши посетители и иметь возможность проанализировать результаты своего участия в выставке, разработайте анкеты. Анкеты для выставки не должны содержать много вопросов, быть максимально простыми и не требовать много времени для заполнения. Определите, что Вам важнее всего знать о посетителях (потенциальных клиентах), какую получить от них информацию. Если Вы по окончании выставки собираетесь рассылать литературу, обязательно внесите в анкету графы «ФИО, название фирмы, адрес». Бланки анкет размножьте в большом количестве. Предлагайте посетителю заполнить анкету и подарите ему после этого в качестве благодарности какой-либо сувенир. Анкетирование создает повод для обращения к потенциальным клиентам после выставки, поможет составить портрет потенциального заказчика, оценить эффективность работы на выставке.

Совет: для выставочного персонала. Вы можете помочь посетителю и сами заполнить анкету с его слов. Когда Вы будете делать записи, разговаривая с клиентом, это произведет на него хорошее впечатление и он поймет, что Вы действительно в нем заинтересованы. Не полагайтесь на память, заполняйте все графы анкеты во время беседы или сразу же после ухода посетителя. Компании нужны достоверные сведения!

Содержание заполненных анкет — основа для базы данных, анализ которой поможет Вам получить много информации о Ваших потенциальных клиентах. По этой же базе Вы разошлете дополнительную литературу.

Вместо проведения анкетирования можно собрать визитки посетителей. Чтобы заполучить визитные карточки своих посетителей , некоторые компании устраивают в конце дня розыгрыши призов по визиткам.

Факт: По территории выставки «ТрансРоссия 2001» ходили симпатичные девушки с лототроном, в который они собирали визитки участников и посетителей, предлагая им в назначенное время подойти к определенному стенду для участия в розыгрыше призов. Таким образом они привлекали на стенд дополнительное число посетителей и получали большое количество визиток, а значит и информации.

Отбор персонала — дело серьезное

Нередко на выставку отправляют тех, кто в офисе особо не нужен. И, как правило, это люди, имеющие не вполне четкое представление о выставочной работе. Мы же убеждены в том, что все занятые на стенде должны быть очень хорошо подготовлены и обладать личными качествами, необходимыми для такой работы: активностью, коммуникабельностью, трудоспособностью, выносливостью. Не каждому под силу провести целый день на ногах и в хорошем настроении.

Всем, кто будет работать на выставке — стендистам, работникам регистрации, менеджерам, техническому персоналу — необходимо пройти подробный инструктаж или тренинг. Сотрудники должны четко понимать, для чего компания участвует в выставке, какие преследует цели. Менеджерам нужно уметь хорошо представить продукт, ответить на любой вопрос. Стендистам и работникам регистрации необходимо иметь хотя бы общее представление о продуктах, чтобы суметь заинтересовать посетителя или знать, к кому его направить. Именно стендисты и работники регистрации ответственны за привлечение к стенду максимального количества посетителей, должны уметь их встретить, отсеять зевак, распространить рекламные материалы и сувениры, проконтролировать заполнение анкет. Технический персонал отвечает за работу оборудования, наличие на стенде воды, стаканов и т. п.

Посетитель — прежде всего!

Большинство посетителей сначала проходит зону регистрации, где они «сортируются», после чего направляются к нужным менеджерам. Сортировка посетителей — это разделение их на «собирателей», заинтересованных и просто гуляющих. Если к Вашему стенду подошел «собиратель» — Вы уже знаете, как с ним поступить. Если посетитель заинтересовался конкретным продуктом, направляйте его к менеджеру, который сможет подробно рассказать обо всех его преимуществах. А вот внимание «просто гуляющих» Вам только еще предстоит привлечь. Начните первыми разговор с таким посетителем, узнайте, что он ищет, может быть, вы окажетесь друг для друга полезными?

Совет: для выставочного персонала. Ваш девиз: «Посетитель — прежде всего!». Возможно, он — Ваш будущий клиент. Поэтому всегда помните об уровне сервиса! Неважно, какое у Вас настроение, и как сильно Вы устали. Постарайтесь расположить к себе визитера вежливым отношением к нему. Узнайте как зовут Вашего собеседника и обращайтесь к нему по имени. Если Вы заняты, то все равно попытайтесь оказать внимание новому посетителю, например, подключите его к Вашей беседе. Но если Вы в этот момент общаетесь со своим сослуживцем, то без раздумий прерывайте ваш разговор. Не ждите, когда к Вам обратятся, обращайтесь сами! Всегда будьте наготове! Если посетителю покажется, что с ним обошлись невежливо, он автоматически сделает вывод, что и в дальнейшем работники компании будут также грубы и невнимательны.

Не «кучкуйтесь»! Группы мирно беседующих стендистов производят впечатление, будто им нечем больше заняться, кроме как поговорить друг с другом. Посетителю вряд ли захочется их «тревожить».

Помните, что во время работы Вы — воплощение внимания. Поэтому не сидите, не читайте! Этим Вы можете заняться в другое время. Подумайте о том, что со стороны Вы выглядите, как человек, который пришел сюда просто отдохнуть. Захотят ли к Вам обратиться?

Поощряйте сотрудников!

Составьте график работы на стенде. Желательно, чтобы сотрудники периодически сменялись, потому что производительность любого человека падает в течение дня. Люди, занятые на выставке, могут работать по полдня или день через день. У выставочного персонала должна быть четкая мотивация, поэтому премируйте их, придумайте систему поощрений за успехи на выставке. Постарайтесь создать все условия для того, чтобы сотрудникам было легче справиться с этой работой. Ведь именно от профессионализма и мотивации персонала зависит успех вашего участия в выставке.

Факт: Зная, какой нагрузке подвергаются сотрудники во время работы на выставке, некоторые компании предоставляют своему персоналу выходные за каждый отработанный там день. К сожалению, таких примеров очень мало.

Тыл и разведка

Назначьте ответственных за каждый участок работы на выставке, дежурного по стенду. Дежурный должен все время находиться на стенде, проводить инструктаж сотрудников и отвечать на возникающие у них вопросы. В его обязанности входит также обобщение опыта предыдущего дня выставки и составление рекомендаций по предстоящей работе, ведь на месте проще определить что и как делать.

Для того, чтобы собрать как можно больше информации за время выставки, работа должна вестись не только на стенде. Поэтому направьте кого-нибудь из сотрудников прогуляться по выставке, посмотреть, как ведут себя на ней Ваши конкуренты, что они предлагают, насколько их стенды привлекают внимание посетителей. Эта информация Вам может очень пригодиться.

Несколько слов об одежде

Отдельно нужно сказать о внешнем виде. Хорошо, если стендисты и работники регистрации будут одеты в форменные костюмы. Если же таковых нет, то неплохо, если в одежде всех сотрудников будет какая-нибудь одинаковая деталь, например, футболка, галстук или кепка. Каждый работающий на стенде должен иметь именную табличку — бейдж с крупно написанным на нем именем. Менеджеры должны быть одеты в бизнес стиле и также иметь бейдж с именем, фамилией и должностью.

Выбирайте удобную обувь и одежду, учитывая, что Вам придется целый день провести на ногах. Будьте чисты и опрятны, Вы — лицо компании! Не ешьте, не пейте и не курите на стенде! Это — плохой тон! Предупредите старшего по стенду и попросите другого стендиста подменить Вас, пока Вы сходите в буфет или выйдете перекурить на улицу или в специально отведенное для этого место.

Будьте креативны!

Обязательно придумайте какие-нибудь акции, которые Вы проведете во время выставки. Ваша задача - привлечь посетителей. Точно такая же задача и у других участников выставки. Поэтому постарайтесь организовать что-нибудь живое и необычное.

Заведите «Гостевую книгу», в которой посетители смогут оставлять отзывы о работе компании, впечатления от посещения Вашего стенда. В последствии все сотрудники Вашей компании смогут прочитать те благодарности, которые клиенты адресуют компании, а значит и им. Ведь иногда работники даже не догадываются, что думают клиенты об их фирме.

Организуйте розыгрыш призов, лотерею, промоушн-акцию, раздачу образцов продукции. Не забывайте, что делать это можно не только на стенде, но и на остальной территории выставки. Поставьте на входе пару девушек с листовками, на которых указан номер Вашего стенда. Это не потребует больших усилий, зато поможет привлечь посетителей и сообщить им о себе. Сейчас почти на всех выставках можно встретить девушек на роликах, одетых в майки или бейсболки с фирменной символикой. Они разъезжают между стендами, раздают рекламные листовки, сообщают о проведении розыгрышей.

Факт: на выставке «ТрансРоссия 2001» на стенде компании DHL были установлены весы, на которых всем желающим предлагалось взвесить свои сумки, пакеты, себя, наконец. После этого полученный вес записывался на специальный стикер с логотипом компании, который наклеивался на взвешенный «объект». В результате, большая часть посетителей носила на себе фирменный знак DHL. Более того, стендисты не удержались от соблазна и обклеили стикерами вышеупомянутых девушек на роликах, которые после этого рекламировали уже не только свою компанию, но и DHL тоже. Акция пользовалась большим успехом, поэтому компания организовывает ее теперь на всех выставках, в которых она участвует в разных городах.

Пригласите на стенд кого-нибудь из известных людей. Сообщите публике об этом заранее, придумайте, чем Ваш гость будет заниматься. Это позволит привлечь к Вашему стенду дополнительное количество посетителей. Организуйте брифинг с участием приглашенной персоны и позовите на стенд журналистов.

Факт: на выставке «Мир красоты 1999» на стенде журнала для профессионалов в мире косметики работал известный голливудский визажист, автор грима в фильмах «Маска» и «Планета обезьян». В течение всего дня посетители имели возможность по-наблюдать за работой мастера, получить полезные советы, задать вопросы, быть самим загримированными. Поверьте, от посетителей не было отбоя. Позже был организован брифинг с участием голливудского визажиста и его мастер-класс.

СМИ — это особая часть работы

Если Вам есть что сообщить общественности, например, во время выставки Вы собираетесь заключить большой контракт или представляете новый продукт, то организуйте пресс-конференцию или брифинг. Учтите специфику выставки и подумайте, где Вы проведете это мероприятие. Если Ваш стенд велик, а выставка тихая, то можно организовать пресс-конференцию прямо на стенде. Но это не лучший вариант, потому что в выставочном зале слишком много отвлекающих моментов. Целесообразнее проводить пресс-event в специально предназначенных помещениях, которые есть на каждой выставке.

Но зато на стенде проще организовать презентацию Вашего продукта, если, конечно, это необходимо и входит в программу мероприятия. Если Вы решили не проводить мероприятий для прессы, то просто разошлите журналистам приглашения посетить Ваш стенд, приложив к ним входные билеты. Расскажите о том, что могло бы заинтересовать их, например, о новых продуктах, которые Вы представляете на выставке. Организуйте интервью с Вашим руководством, продемонстрируйте журналистам свои достижения. Лишний раз заявить о себе никогда не помешает.

Используйте корпоративный сайт

Ваш корпоративный сайт может стать площадкой для новостей с выставки. Размещайте на Вашем web-ресурсе материалы с выставки, новости, фотографии. Расскажите тем, кто не может по каким-либо причинам ее посетить, что там происходит. Это будет интересно как журналистам, так и Вашим клиентам, партнерам, сотрудникам.

Факт: компании Luсent Technologies и Avaya, работая на выставках, практикуют оперативные выпуски так называемых «горячих новостей» со стенда. У стенда оборудуется рабочее место для сотрудника, который пишет и размещает на сайте компании текущие новости с выставки. Текст иллюстрируется фотографиями, сделанными при помощи цифрового фотоаппарата. Таким образом, оперативная информация со стенда становится доступна всем целевым аудиториям компании.

Не забудьте про своих клиентов

Воспользуйтесь выставкой, чтобы провести для клиентов семинар, презентацию новых продуктов, услуг или предложений. Сделайте что-нибудь только для них. Этим Вы дадите им почувствовать себя избранными, покажете, насколько Вы дорожите своими клиентами и думаете о них. Пошлите им пригласительные билеты на выставку. Позвоните клиентам и лично пригласите их посетить выставку, назначьте время встречи — это сработает даже лучше приглашения по почте. Также поступите и с потенциальными клиентами. Особенно важно назначить определенное время встречи, тогда им ничего другого не останется, как прийти. Как организовать и провести встречу, чтобы она дала положительный результат — вопрос Вашего профессионализма.

После выставки

После выставки обязательно попросите всех занятых на ней сотрудников написать отчет о работе. Пусть они отметят, что им понравилось и не понравилось (в работе Вашего стенда и на выставке вообще), что привлекло их внимание на других стендах, что наиболее удачно работало на Вашем. Должен получиться дневник выставки, который поможет Вам правильно оценить как саму выставку, так и Ваше участие в ней.

P.S. Это только небольшая часть из того, что можно рассказать о работе на выставках. На самом деле никакая статья или книга не заменит того опыта, который приобретается только благодаря личному участию в работе на стендах.

© PR News, № 11, 2001


Новости

23.05.2017
Форум Инфосибирь: представители 26 регионов обсудили ход региональной информатизации в здравоохранении
05.05.2017
Поздравляем с Праздником Победы!

Дорогие друзья!
Поздравляем с праздником Великой Победы 9 мая!
Пусть над нами всегда будет мирное небо!

Пусть небо будет голубым,
Пусть в небе не клубится дым,
Пусть пушки грозные молчат
И пулеметы не строчат,
Чтоб жили люди, города…
Мир нужен на земле всегда!

(Н. Найденова)
05.05.2017
Опубликована предварительная программа межрегионального форума «Инфосибирь», 17-18 мая 2017 г.

Все новости


В начало страницы

© ООО «Консэф». Все права защищены. Подробнее об ограничениях.
Тел./факс: +7 (499) 180-16-86. Тел.: +7 (495) 978-25-11. E-mail: info@consef.ru, consef@yandex.ru

Дизайн и программное обеспечение — компания ЭЛКОС