Выставки, ярмарки, конференции, сервис
Твоя среда эффективных бизнес-решений


Выставки: Планирование и дизайн

Зачем участвовать в выставке?

Компании принимают участие в выставках по ряду причин. Вот некоторые из них:

  • Ваша компания может продемонстрировать целый ряд изделий именно так, как вы этого хотите. Посетители смогут увидеть ваши экспонаты в работе.
  • На промышленной выставке затраты на рекламу в расчете оценочной стоимости на одного посетителя значительно ниже, чем в каких-либо других видах рекламы.
  • Если вы создали новое изделие, то показ его на коммерческой выставке - простой и чрезвычайно дешевый способ запустить это изделие в производство.
  • Вы можете использовать свое пребывание на выставке для изучения спроса. Демонстрируя образец и обсуждая его коммерческий потенциал с посетителями вашего стенда, вы получаете неплохую возможность анализа потенциального рынка для нового товара. Среди посетителей стевда могут быть и ваши конкуренты, однако риск стоит того.
  • Если вы планируете выйти на новый для себя рынок, выставка может эффективно вам помочь, и многие экспоненты, мечтающие проникнуть на зарубежные рынки, идут по данному пути.
  • Присутствие на выставке представителей средств массовой информации даст вам возможность увидеть материал о себе по телевидению ,радио или в экономической прессе.
  • Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч с важными для вас людьми в течение непродолжительного времени, определяемого работой выставки.
  • Равным образом, участие в коммерческой выставке дает вам шанс для проведения обстоятельных переговоров с любым посетителем на вашем стенде.
  • Поскольку многие из посетителей увидят вашу продукцию впервые, это опять-таки будет способствовать расширению потенциального рынка для вашей продукции.
  • Крупные выставочные мероприятия, в особенности международные торговые выставки, дают хорошие шансы привлечь почти всех крупных потребителей и торговых агентов в данной области. Участие в выставке дает возможность встретиться с ними.
  • Если реализацией вашей продукции занимаются исключительно торговые агенты, то выставка дает возможность встретиться с потенциальными клиентами также вашему техническому и административному персоналу. Последнее особенно важно для осознания своего места на рынке.
  • Большинство посетителей придут к вам на стенд не случайно, а в силу того, что их заинтересовало что-то из увиденного на вашем стенде. Это означает, что они уже будут готовы к восприятию ваших коммерсантов, работающих на стенде.
  • Однако, пожалуй, наиболее важная причина, побуждающая к участию в выставках, заключается в том, что только здесь, в выставочном зале, реальный покупатель находится на нейтральной территории. Он может беседовать непринужденно с вашими коммерсантами. Здесь он не на вашей территории, а вы не на его. Это является большим стимулом для многих заказчиков, особенно для тех, которые, как правило, не имеют возможности прийти и побеседовать с вами из-за контактов с вашими конкурентами или по другим «политическим» мотивам.

Участие в выставке не всегда может оказаться наилучшим способом удовлетворения ваших потребностей. Если, к примеру, вся ваша экспозиция состоит из текста и фотографий, выставка может оказаться самым неблагоприятным местом для их демонстрации. Гораздо правильнее в данном случае было бы послать вашим потенциальным клиентам красиво оформленный рекламный проспект с цветными фотографиями и сопроводительным письмом.

Правильным будет также и не участвовать, если вы не готовы взвалить на себя бремя кропотливой работы не только до начала, но и во время, а самое главное - после самой выставки. Распространенная ошибка экспонентов заключается в том, что, несмотря на значительные финансовые, физические и прочие затраты, сопряженные с организацией работы и оформлением выставочного стенда, они не доводят свою работу до конца.

Каждый стенд на промышленной выставке должен формировать часть общей стратегии рынка. Нельзя допустить, чтобы выставка кончалась в день своего официального закрытия. Нужно продолжать работу по закреплению завязавшихся контактов. Только тщательная работа после выставки позволит определить, насколько удачной она оказалась для вас.

В противном случае вам вряд ли удастся достичь конечной цели вашей рыночной стратегии — привлечь больше заказчиков для вашей компании. Неумение довести работу до конца после окончания выставки, пожалуй, является причиной того, что в течение многих лет выставки порой заслуживали нелестных оценок, поскольку они мало способствовали расширению торговли.

Выставки как «осязаемое» рыночное средство появились в истории сравнительно недавно. Многие генеральные директоры и высокопоставленные должностные лица имеют устаревшие понятия о том, что составляет предмет выставки. Для многих людей выставка по-прежнему подразумевает чрезмерное количество алкоголя, бессонных ночей, никчемных вечеринок и впустую потраченных денег.

Если правильно спланировать выставку, то совершенно не обязательно, чтобы она превращалась в нечто описанное выше. Выставка являет собой идеальную возможность для реализации продукции, идей и даже технологий и методик. Выставка дает возможность с минимальными затратами продемонстрировать ваши экспонаты очень широкой аудитории. Она дает также потенциальному покупателю идеальный шанс взглянуть на всю имеющуюся конкурентную продукцию.

Слагаемые успеха.

  1. Принимая решение участвовать в промышленной выставке, вы должны учитывать: ваш общий потенциал, финансовый и человеческий, а так-же общую совокупность рыночных средств для работы в течение последующих месяцев, для чего вам потребуется использовать частично пли полностью телевизионную, радио или газетную рекламу, рассылку информационных писем по почте или привлечение дополнительных представителей.
  2. Неверно считать, что чрезмерное количество выставок не гарантирует нормальной, четкой организационной дисциплины. Как раз наоборот, их многие важные преимущества, о которых идет речь в этой книге, позволяют тщательно и точно вести планирование, которое крайне потребуется вам в других видах деятельности.
  3. Ваши сотрудники могут либо помочь вам достичь успехов, либо «помочь» потерпеть фиаско. Только полное осознание ими целей выставки, методов работы на ней и дисциплины может превратить ваш стенд из обычной магазинной витрины в полигон для «запуска» вашей продукции навстречу новым заказчикам и новым рынкам.

Участие в выставке не только способствует вашему признанию в качестве представителей вашей отрасли промышленности и создает здоровую обстановку для встреч с вашими конкурентами. Оно также дает уникальную возможность для установления прямых и плодотворных контактов с вашими покупателями.

Покупатели покинули свое рабочее место и пришли на рынок по своей собственной инициативе. Они оставили все свои будничные заботы и тревоги, которые обычно отнимают много времени и сил. На какое-то время они сосредоточены и поэтому могут уделить самое пристальное внимание вашему стенду, если он привлечет их. Сам факт, что они, покупатели, добровольно пришли к вам, продавцу, повышает их восприимчивость, и вы не должны упустить этот важный психологический момент, представляющий собой обратный вариант традиционной схемы взаимоотношений между покупателем и продавцом.

Точно также, как фотограф, проявляя пленку, старается наиболее эффективно зафиксировать запечатленный образ, используя при этом расчитанную комбинацию химических реактивов, вы, как экспонент, должны постараться надолго зафиксировать свой образа памяти каждого потенциального покупателя, образ, который, будучи запечатленным при таких благоприятных обстоятельствах, должен всегда всплыть в его памяти в будущем. Данное «фиксирование» должно полностью опираться на все пять чувств, т.е. быть не только зрительным. Покупатель сможет рассмотреть и потрогать вашу продукцию, и начать беседу о ней с вашими сотрудниками, затем из этих диалогов можно будет вынести ряд важных заключений о том, какие решения следует принимать в будущем относительно дальнейшего производства данной продукции.

Ваше уникальное положение как продавца и рекламодателя поможет вам найти на выставке нужных заказчиков и создаст возможности для непосредственной встречи с ними, причем, заказчиков будет гораздо больше, чем вы можете встретить их в течение одного обычного рабочего дня у себя в оффисе или нанося им визиты в других местах. Вы встретитесь здесь с заказчиками, которых бы не встретили ни при каких других обстоятельствах. И если исходить из того, что вы привлекли к себе нужных вам клиентов, стоимость каждого такого контакта, естественно, будет меньше, а эффективность, возможно, больше, чем в случаях с традиционными видами торговых контактов.

Критерии успеха.

Как и во всем остальном, чем занимается компания, должен существовать стоимостный критерий для определения успехов. Применительно к выставкам он выглядит относительно просто. Успех можно измерить путем определения эффективного соотношения стоимости участия к стоимости каждого серьезного запроса. Это нетрудно сопоставить со стоимостью отправки коммивояжера для нанесения визита возможному покупателю. Как показывают исследования, стоимость одного делового контакта на выставке равна всего лишь одной третьей стоимости проведения переговоров с кем либо непосредственно в оффисе компании. Помните, данное сопоставление не учитывает еще и того особого преимущества, что выставочный коммивояжер и его клиент встречаются на нейтральной территории, а также того, что ваша продукция разрекламирована в отчетах местной коммерческой и технической прессы о данной выставке

Некоторые недостатки, характерные для выставок.

Участие в выставках — дорогостоящее мероприятие, и поэтому, если вы уже связали себя какими-либо обязательствами в плане участия, вам будет довольно трудно «выйти из игры».

Ваш успех как экспонента в значительной степени зависит от других людей.

Работа на выставке отнимает у вас большое количество ваших штатных сотрудников и зачастую срывает процесс планирования торговой деятельности вашей компании, поскольку ваши коммерсанты оторваны от своей постоянной работы в течение нескольких дней. Торговые заказы, которые вы таким образом теряете по обычным каналам, могут неблагоприятно сказаться на вашей коммерческой деятельности.

На выставках существует тенденция чрезмерного увлечения общением. Поскольку вы постоянно находитесь на виду и готовы все время улыбаться и приветствовать всех, кто захочет зайти к вам на стенд, вы можете значительно растратить свои физические силы.

Уставшие коммерсанты — это не самое лучшее представительство вашей компании на стенде, поскольку впервые увидев ваш стенд, посетители могут сразу же составить мнение об облике компании, глядя только на этих людей. А от первых впечатлений в коммерции многое зависит.

Расточительный энтузиазм компании может привести к тому, что будут растеряны многие цели выставки и, в конечном итоге возникнет ощущение, что она была проведена неудачно. Следите за работой своих коллег с самого начала и ограничьте свои цели до минимума, необходимого для достижения успеха.

Большинство из этих недостатков, впрочем, может быть «просчитано» заранее с помощью четкого планирования и тщательного обучения персонала.

Однако, если вы намерены главным образом продемонстрировать флаг своей компании, напомнить своим клиентам о себе и, особенно, если вы являетесь частью большого конгломерата и не хотите оставлять никаких сомнений в том, что вы — лидер в данной области, то потребуется иной подход. Вашей целью будет создание прекрасного стенда на котором все. Должно быть наивысшего качества, стенда, как бы говорящего о том, что вы находитесь здесь не только затем, чтобы заключать торговые сделки, а скорее для закрепления уже достигнутого успеха.

Выбор выставки

Выставки являются одним из видов рекламного дела. Как и в любой рекламе, вы должны решить для себя, прежде чем займетесь ею, какие цели вы преследуете. Если не сделать этого, вы лишите себя впоследствии критерия для оценки результатов работы.

Спросите себя, охватывает ли предстоящая выставка тот рынок, который вас интересует. Никогда не принимайте решения участвовать выставке только из-за того, чтобы взглянуть на нее, или из-за помещения, в котором она проводится. Какой бы привлекательной ни была выставка, участвовать в ней следует лишь тогда, если на ней представлен интересующий вас рынок.

В правильном ли месте проводится выставка? Она должна привлечь нужных посетителей и быть подходящим полигоном для «запуска» вашей продукции.

Правильно ли выбрано время проведения выставки? Выставка должна согласовываться с вашими производственными графиками и увязываться с другими рекламными мероприятиями.

Как же определить, что вам необходимо участвовать именно в данной выставке? Принять правильное решение помогут вам следующие источники:

Каталог предыдущих выставок.
Он даст вам представление о том, какие фирмы участвовали в этой выставке в предыдущие годы. Ключ к их успеху или, соответственно, неудаче, будет найден в информации о том, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии.

Учет посетителей.
До посетителей предыдущих выставок добраться сложнее, однако в последнее время многие предприимчивые организаторы начинают выпускать исчерпывающие доклады о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Они будут рады предоставить вам эту информацию. Зачастую она является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают вам с целью заинтересовать вас в их предстоящем мероприятии.

Газетные материалы.
Анализ публикаций о предыдущих выставках в технической и экономической прессе даст вам полезную информацию, которая также поможет определиться в том, стоит ли вам участвовать в данной выставке.

«Показания очевидцев».
Информация, исходящая от устроителей выставки, естественно, ставит своей целью заинтересовать вас в приобретении выставочной площади. И поэтому она не лишена известной предвзятости. Попытайтесь найти независимый источник, может быть кого-то, кто участвовал в прошлой выставке, или вашего заказчика, который побывал на этой выставке в качестве посетителя. Что они думают о ней? Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы и у вас будет возможность принять правильное решение.

Но, опять-таки, не забывайте, что участие в выставке — лишь элемент общей выставочной стратегии. Не будет ли дублирования усилий? Вы собираетесь участвовать в двух разных городах на аналогичных выставках с аналогичным контингентом посетителей? В состоянии ли провести две совершенно разные выставки, которые предоставив вам два различных контингента посетителей, увеличат общее число посетителей? Если так, сможете ли вы использовать один и тот же стенд на обеих выставках?

Группа экспонентов — работаем вместе или по отдельности?

Ваша компания может быть частью определенного конгломерата, и на выставке наряду с вами могут присутствовать еще три-четыре компании из вашей группы. Вы должны решить, как работать: всем под одним флагом на одном большом стенде, или же каждая компания будет выставлять себя отдельно. Принятие этого решения главным образом зависит от степени «местничества» и от представленных на выставке рыночных групп. Опыт подсказывает, что обычно лучше выставляться отдельными компаниями на отдельном стенде в разных местах выставочного павильона. Однако стенд каждой компании вашей группы должен иметь указание на то, что она — часть группы, и что стенды остальных компаний группы находятся в таких-то местах.

Крупные выставки

Если ваши экспонаты обладают особыми техническими характеристиками, установите связь с организаторами выставки с самого начала работы. Вашим изделиям, к примеру, может потребоваться особое электропитание, и от организаторов в этом случае можно получить исчерпывающие инструкции. Станки и оборудование, потребляющие большое количество электроэнергии, должны будут подключаться к питанию в начале дня, и организаторы выставки безусловно предусмотрят гибкий график использования электроэнергии, чтобы не допустите перегрузки всей системы электропитания выставочного зала.

Если вы намерены демонстрировать крупногабаритное, тяжелое оборудование необычной формы, следует заранее согласовать с организаторами его доставку в павильон. Никто не позволит вам поднимать его краном в последнюю минуту, когда проходы уже заняты другими подрядчиками, работающими над соседними стендами. Кроме того, нужно будет проверить прочность полового покрытия. Большинство выставочных стендов, особенно европейских, имеют в качестве пола деревянные платформы, которые непременно рухнут под большим весом, если не принять соответствующие меры. Обычный путь — положить под платформу кирпичи, чтобы упор приходился на основное половою покрытие (бетон, и тл.) выставочного зала, и это, естественно, должно быть сделано заблаговременно. Подобное укрепление пола потребуется и на всем пути транспортировки экспоната по выставочному залу к месту его установки.

«Выставка в чемодане»

За границей, особенно там, где у вас нет представителя, служебного помещения, которое вы могли бы использовать, вам могут потребоваться комнаты для работы и деловых встреч либо на самой выставке, либо в гостинице. Однако действительно ли вам нужна вся парадность большого (ленда? Право же, выставка может быть сравнительно маленькой, скажем, выставка в гостинице с использованием предметов спальной комнаты в качестве выставочных аксессуаров, а самой спальни — в качестве выставочного зала. Если так, то подумайте о создании так называемой «выставки в чемодане» — варианте, который очень распространен в Северной Америке в определенных отраслях промышленности, таких, как товары широкого потребления или одежда, когда модный дизайн должен быть скрыт от посторонних глаз зевак, конкурентов и подражателей.

Эти «чемоданные экспозиции» представляют собой обычные конструкции из труб и перегородок, складывающихся в футляр особой формы, который можно перевозить с собой в самолете, брать вместе с вещами к себе в номер гостиницы и разворачивать там экспозицию в считанные минуты. Подобные экспозиции существенно экономят средства, и, вместе с остальными предметами гостиничного интерьера: столами, стульями и осветительными приборами, обеспечат вам желаемый эффект.

Выставки под открытым небом

Выставки под открытым небом, такие, как сельскохозяйственные, государственные или подобные им ярмарки — это вопрос особый. Многие постоянные участники выставок такого рода размещают экспонаты прямо в автобусах, фургонах или грузовых автомобилях. В этом случае им нужно только доехать до места, припарковаться, установить экспонаты, подключится к системе коммуникаций — и можно приступать к работе.

Проследите, чтобы экспозиция была надежно защищена от возможных повреладений — дождя, ветра и тд., а если у вас есть цветные фотографии или другие чувствительные к воздействию света материалы то и от прямых солнечных лучей.

Организация участия в выставке. Директор экспозиции

Очень важно, чтобы с самого начала организация-участник выставки назначила человека, полностью отвечающего за планирование, организацию и проведение выставки. Директор экспозиции должен быть прямо подотчетен генеральному директору или кому-либо не менее высокого служебного положения. Он должен иметь высокую поддержку, поскольку будет принимать решения, которые зачастую могут сказываться на репутации всей компании в глазах ее нынешних и будущих заказчиков.

Конечно, этот человек не будет действовать в одиночку. Сама природа выставочного дела подразумевает, что вовлеченными в него окажутся многие другие сотрудники организации. Вот почему директор экспозиции должен иметь необходимый авторитет и руководить всей программой.

Он должен следить за осуществлением данной программы от его начального этапа и до подведения итогов, и на протяжении всей работы располагать исчерпывающей информацией буквально обо всем. Он должен быть действительным членом любого комитета, имеющего отношение к предстоящей выставке, и всегда присутствовать на его заседаниях. Он представляет всю компанию, и поэтому та деятельность, которую он должен вести в жестких временных рамках, неизбежно поглотит его целиком, и у него не будет возможности заниматься какими-либо другими делами в течение всего периода, связанного с проведением выставки.

В его работе — ключ к успеху всего дела.

Организация участия в выставке. Директор экспозиции

Очень важно, чтобы с самого начала организация-участник выставки назначила человека, полностью отвечающего за планирование, организацию и проведение выставки. Директор экспозиции должен быть прямо подотчетен генеральному директору или кому-либо не менее высокого служебного положения. Он должен иметь высокую поддержку, поскольку будет принимать решения, которые зачастую могут сказываться на репутации всей компании в глазах ее нынешних и будущих заказчиков.

Конечно, этот человек не будет действовать в одиночку. Сама природа выставочного дела подразумевает, что вовлеченными в него окажутся многие другие сотрудники организации. Вот почему директор экспозиции должен иметь необходимый авторитет и руководить всей программой. Он должен следить за осуществлением данной программы от его начального этапа и до подведения итогов, и на протяжении всей работы располагать исчерпывающей информацией буквально обо всем. Он должен быть действительным членом любого комитета, имеющего отношение к предстоящей выставке, и всегда присутствовать на его заседаниях. Он представляет всю компанию, и поэтому та деятельность, которую он должен вести в жестких временных рамках, неизбежно поглотит его целиком, и у него не будет возможности заниматься какими-либо другими делами в течение всего периода, связанного с проведением выставки.

В его работе — ключ к успеху всего дела.

Десять правил директора выставки.

Существует десять правил, следование которым определяет успех любого проекта, включая планирование и проведение промышленной выставки.

Директор экспозиции должен:

  • Определить цели.
  • Обеспечить руководство.
  • Распределить обязанности.
  • Спланировать всю работу по датам в обратном порядке, начиная со дня открытия.
  • Составить для каждого руководителя подразделения календарь работы.
  • Заранее определить даты проведения основных собраний.
  • Следить за тем, чтобы информация быстро и без искажения доводилась до всех.
  • Неустанно добиваться прогресса, движения вперед.
  • Регулярно контролировать финансовую сторону, соотносить расходы с доходами.
  • Безжалостно гнать от себя запоздалые мысли.

Успех зависит от выполнения этих правил.

Бюджет. Смета расходов.

Составить смету — это первостепенная задача директора экспозиции. Смету нужно иметь еще до того, как дизайнеры примутся за свою работу и, право же, еще до того, когда станут известны вероятные расходы. Здесь должны быть учтены четыре основные статьи расходов.

Прямые расходы

  • Стоимость выставочной площади
    Не забудьте пометить себе даты, когда нужно будет внести платежи за выставочную площадь организаторам выставки.
  • Аренда стенда и оборудования
    Если вы примете решение арендовать модульный стенд, помните, что в этом случае вам не нужно включать в бюджет стоимость основных конструкций, которые в отличие от традиционного варианта — обычного стенда — являются частью модульного стенда.
  • Монтаж стенда
    Расходы, связанные с установкой стенда, включают следующие аспекты: стоимость экспозиционного материала, стоимость печатной продукции и графических работ, стоимость моделей и специальных услуг (таких, например, как электрическое освещение).
  • Дополнительные услуги
    Вам могут потребоваться следующие услуги: газ, вода, уборка мусора, сжатый воздух, холодильник, телефон и, возможно, телекс, факс, билеты на обратную дорогу и другие виды услуг, предоставляемые организаторами. Проверьте, чтобы какие-либо из этих услуг не были включены в стоимость стенда и запишите, пожалуйста, показания счетчика на вашем стенде в начале и в конце работы выставки.
  • Страхование
    Существует ряд способов получения адекватной страховой компенсации, некоторые из которых характерны для работы на выставках, однако в основном присущи вашей повседневной деловой активности. Совершенно очевидна необходимость страхования как ваших экспонатов, так и ваших коллег, работающих на выставке, т. е. за пределами своего основного места работы. Временная страховая компенсация за предметы и лиц, находящихся в имеющем хорошую репутацию выставочном зале, оптимальнее всего может быть оформлена включением ее в ваш обычный страховой полис. Причем, сюда же следует добавить вашу дорогу на выставку и обратно, а также транспортировку груза.
  • Вполне возможно, что монтаж вашего стенда, его обустройство, освещение, цветы, оформление и какие-то другие детали - все это будет сделано подрядчиком, который предусмотрит и страховую премию, включив ее в свой окончательный счет. В случае, когда выставка откладывается, отменяется или работает только часть объявленного времени, вы можете обезопасить себя, взяв страховку за расходы при непредвиденных обстоятельствах. Будет лучше, если вы проверите предоставляют ли сами организаторы своим экспонентам такую страховку и пользуются ли они ею сами. Эта информация облегчит работу, связанную со страхованием. Страхование от убытков может включать в себя стоимость выставочной площади, приобретаемой у устроителей выставки, временные затраты и прямые расходы на строительство вашего стецда, любую специальную рекламу, которую вы «запустили» для участия в выставке, а также стоимость транспортировки ваших выставочных экспонатов в оба конца. Последнее особенно важно, если речь идет о транспортировке экспонатов на другой континент, и их отправка производится за несколько месяцев до начала выставки.
  • Уборка стенда
    Часто, но не всегда, уборка организована устроителями выставки. Уточните это обстоятельство.
  • Мебель, паласы, ковровые дорожки
    Как правило, берутся напрокат и должны быть возвращены в хорошем состоянии.
  • Оплата услуг специалистов
    Привлечение дизайнеров, архитекторов и других специалистов повысит профессионализм исполнения вашего стенда, избавит вас от многих хлопот. Дизайнер поможет правильно составить смету расходов и определить производственные затраты, расходы на страховку и прочие финансовые издержки. Проверьте, включил ли он расходы на руководство строительством в свою калькуляцию.
  • Визиты высоких гостей
    В своей смете расходов вы должны предусмотреть ряд посещений выставки высокопоставленными должностными лицами, которые могут вылиться для вас в оплату довольно дорогостоящих развлечений и гостиничных счетов.
  • Непредвиденные обстоятельства
    Предусмотрите 15% бюджета на непредвиденные обстоятельства применительно ко всем предметам, находящимся в вашем ведении и не застрахованным заранее.

Расходы на строительство стенда и стройматериалы

Расходы на строительство вскоре окажутся деньгами, истраченными ради одного только короткого периода работы выставки. Действительно ли вам необходим целый дворец лишь для того, чтобы какое-то непродолжительное время заниматься здесь торговлей?

В 50-е годы в Великобритании на больших выставках было модным строить стенды -дворцы по специальным проектам архитекторов. Сегодня мало кто этим занимается, за исключением тех случаев, когда, например, сам стенд представляет собой сочетание элементов стройматериалов, которые выставлены на нем, или когда на стенде необходимо устроить большое помещение как для офиса или комнаты приема посетителей, так и для демонстрационного зала.

Сама экономика заставила людей вкладывать деньги в непосредственную продажу товара, нежели в сооружение престижных строений. Тем не менее, вряд ли можно отрицать тот факт, что в плане дизайнерского решения современные выставки значительно проигрывают из-за недостаточного привлечения к работе профессиональных архитекторов. Они знают о экономических трудностях не меньше всех нас и вполне могут создать для вас эффективный и запоминающийся стенд.

Расходы на выставочные экспонаты

  • Постоянные (стационарные) экспонаты
    Удостоверьтесь, что лица, ответственные за их доставку, имеют соответствующие подъемные механизмы и приспособления, упаковочные материалы и транспорт. Проследите , чтобы вы не остались с разрозненными секциями вашей экспозиции, имеющими разные размеры, серийные номера и цвета. Это может резко увеличить расходную часть. Целесообразно произвести предварительную сборку деталей вашей экспозиции, а также упаковать их в нужном порядке еще до отправки на выставку.
  • Приобретаемое имущество
    Избегайте приобретать какие-то особенные промышленные товары. Экономьте деньги, покупая обычные товары, всегда имеющиеся в продаже. Постарайтесь принимать решение о приобретении таких товаров до того, как будет заключен договор подряда. Дополнительные расходы после заключения такого договора и сами контракты могут оказаться чрезвычайно дорогостоящими.
  • Сборка
    Запланируйте достаточное количество времени на сборку и окончательный дизайн вашего стенда.
  • Хранение выставочных экспонатов
    Ваш подрядчик должен позаботиться об этом, однако возможно, что он потребует за это определенную плату.
  • Проверка экспонатов
    Проведите максимально возможное количество испытаний всех экспонатов еще на вашем предприятии.
  • Транспорт
    Скоординируйте время прибытия груза с организаторами выставки, чтобы облегчить себе работу по транспортировке тяжелых, объемных или неудобных грузов.
  • Подъемные приспособления
    Помните, вам придется не только ввозить, но и вывозить экспонаты по окончании выставки. Проверьте, есть ли к вашему стенду хороший проезд со стороны грузовых входов.
  • Компенсация возможных убытков
    Если ваш бюджет на выставочный материал составлен достаточно точно, 10% в нем должно быть отведено на адекватную компенсацию убытков в случае непредвиденных обстоятельств.

Расходы на работу с посетителями выставки

  • Общая реклама
    Все аспекты рекламной деятельности — пресса, радио, телевидение, рекламные плакаты и прямая почта - должны быть учтены. Можно сэкономить значительное количество средств, присоединившись к рекламной деятельности самих устроителей выставки и выделив свою компанию в общей выставочной рекламе.
  • Каталог или справочник покупателя
    Каталог играет важную роль после окончания выставки. Крупные выставки проводятся лишь раз в два или три года, и в промежутке между ними каталог служит важным справочным пособием для покупателя.
  • Реклама в технической прессе
    Ваш рекламный агент должен включиться в работу с самого начала. Любая реклама, которую вы будете давать в месяцы, предшествующие выставке, должна содержать информацию о вашем участии в ней. Это можно легко сделать, взяв у организаторов образец выставочного логотипа.
  • Подумайте также о публикации своих рекламных объявлений в специальных отраслевых изданиях, особенно тех, что печатаются для выставки.
  • Техническая литература
    Попытайтесь обеспечить наличие визуальной связи между литературой и экспонатами. Вы должны определить количество и качество ваших технических рекламных проспектов и другой литературы и учесть размер истраченных на них средств. Должны ли они быть переведены на другие языки? Большая часть материалов, составляющая содержание данной литературы, может уже существовать на различных языках, но в любом случае его следует адаптировать к той или иной стране и теме экспозиции. Вероятно, потребуются краткие сведения о вашей компании и ее продукции. Буклеты, проспекты, фирменные брошюры должны быть дешевыми в исполнении и раздаваться бесплатно интересующимся посетителям, всем вашим потенциальным заказчикам и конкурентам.
  • Отдел по связи с прессой и общественностью
    Как и в случае с рекламой, ваша деятельность по связям с общественностью и прессой должна быть скоординирована с аналогичной деятельностью организаторов выставки. Вы сможете сэкономить много средств и физических сил, присоединившись к той большой общественной компании, которые развернут организаторы. Не забудьте, для прессы потребуются отдельные фотографии вашего стенда и определенных элементов экспозиции, равно лак к фотографии ваших наиболее важных посетителей.

Если вы задумаете провести ряд конкурсов с вручением призов то вам следует заблаговременно позаботиться о включении расходов на конкурсы в вашу смету расходов

В работе с посетителями все учесть невозможно. Поэтому благоразумно будет запланировать порядка 20% от сметы на компенсацию возможных убытков. Это позволит вам реализовать хорошие идеи, которые могут возникнуть в процессе планирования и организации выставки.

Расходы на содержание штата

  • Расходы на содержание временных демонстраторов и служащих для приема посетителей.
    расходы по содержанию постоянного штата сотрудников, работающих на стенде. Все, кто будет работать на вашем стенде, должны быть хорошо обучены. Не относите заработную плату и накладные расходы по содержанию офиса на счет расходов, связанных с выплатой денег данному персоналу.
  • Расходы на обучение и инструктаж.
    Директор экспозиции должен обучить персонал работе на выставочном стенде. Приплюсуйте сюда стоимость проведения более долгосрочных курсов, посещение которых потребуется вашим коммерсантом до начала выставки. Правильно составьте письменный инструктаж для персонала и не откладывайте устный инструктаж до открытия выставки, иначе вы упустите многих ценных для вас посетителей.
  • Стоимость проживания в гостинице.
    Важно иметь хорошие условия проживания в гостинице, однако гостиница нужна просто для отдыха, а не для ведения там светской жизни. Отлично, если есть бассейн и спортивный зал. Бодрость и хорошее самочувствие важны для работающих долгие, изнурительные часы на выставке.
  • Расходы на дорогоу и плата за стоянку автомобилей.
  • Командировочные расходы.
  • Оплата охраны, услуг службы безопасности.
  • Расходы на изготовление пропусков, значков, одежды персонала.
    Исполнение данных аксессуаров может быть простым и скромным, но при условии, что все они будут красивы и элегантны.
  • Оплата услуг переводчиков.

Стоимость этих услуг должна быть внесена в бюджет, если предполагается, что на ваш стенд придут иностранные посетители.

После выставки, оплата за услуги.

Во время выставки вам потребуется воспользоваться рядом услуг — от охраны стенда до уборки, включая уход за цветами. Вы должны будете все это заказать, приложить к заказу письменные инструкции и решить вопрос об оплате за все услуги.

Вы во многом выиграете, если оплатите наличными, поскольку вполне может случиться, что счета за предоставленные услуги должны быть оплачены еще до того, как вам позволят покинуть выставочное помещение.

Чеки могут отказаться принимать. Могут вручить дорожные чеки и, разумеется, наличные, при условии, что вы примете меры предосторожности против ограбления.

Но каким бы способом оплаты вы не пользовались, необходимо всегда получить расписку в том, что вы расплатились сполна. В противном случае через несколько месяцев вам может прийти счет за уже оплаченные вами услуги.

Все это может показаться довольно примитивным, однако, если не делать этого, можно получить серьезные неприятности по дороге в аэропорт после окончания выставки, особенно зарубежной.



В начало страницы

© ООО «Консэф». Все права защищены. Подробнее об ограничениях.
Тел./факс: +7 (499) 180-16-86. Тел.: +7 (495) 978-25-11. E-mail: info@consef.ru, consef@yandex.ru

Дизайн и программное обеспечение — компания ЭЛКОС